L’Organismo di Vigilanza ha il compito di monitorare, anche per il tramite del Controllo Interno, le operazioni potenzialmente sensibili e di predisporre un efficace sistema di comunicazione interna per consentire la trasmissione e la raccolta di notizie rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001.
Devono essere segnalate al Controllo Interno e all’Organismo di Vigilanza tutte le violazioni o sospette violazioni delle regole previste dal Modello.
Ciascuna segnalazione dovrà essere sufficientemente circostanziata e dovrà evidenziare tutte le informazioni necessarie e sufficienti ad identificare i termini della violazione, al fine di consentire all’Organismo di Vigilanza di attivarsi tempestivamente e in modo efficace nelle attività di indagine, anche per il tramite del Controllo Interno.
Ciascuna segnalazione deve contenere almeno le seguenti informazioni:
a) l’attività “sensibile” in occasione della quale la violazione, anche solo sospetta, è stata commessa;
b) la fattispecie penale contro cui la violazione segnalata potrebbe impattare;
c) le strutture aziendali coinvolte e il relativo personale;
d) le eventuali figure o enti esterni coinvolti;
e) una breve descrizione della violazione con la produzione di eventuali evidenze documentali (cartacee o elettroniche).
L’Organismo di Vigilanza valuterà con tempestività le segnalazioni ricevute (anche avvalendosi del Controllo Interno) e gli eventuali provvedimenti che si rendessero necessari. L’eventuale decisione di non dar corso allo svolgimento di indagini interne sarà motivata, documentata e conservata negli atti dell’Organismo.
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