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eRechnung

Komfortabler abrechnen mit eRechnung

Papierausdruck einer Rechnung

Wir stellen Ihnen Leistungen auf Wunsch per Internet in Rechnung. Von Transporten über Zustell- und Abholgebühren bis hin zum Standgeld der Wagen. eRechnungen erhalten Sie auf Wunsch auch verschlüsselt.

Vorteile

Von den Vorteilen der eRechnung profitieren

Nutzen Sie die eRechnung, erhalten Sie Deckblatt und Details direkt übers Internet. Im Datenformat Ihrer Wahl und ebenso regelmässig wie bei der konventionellen Rechnungsstellung.

Das Deckblatt senden wir Ihnen weiterhin auch per Post, damit Sie die Mehrwertsteuer vorschriftsgemäss abrechnen können. Ihre eRechnung stellen wir Ihnen auf Wunsch verschlüsselt und komprimiert zu.

  • Sie erhalten Ihre Rechnungen sofort, nachdem wir sie ausgestellt haben
  • Sie leiten die Rechnungsdaten intern schnell und mühelos weiter
  • Sie können die Rechnungen direkt in Ihr Rechnungssystem einspeisen
  • Sie können die Rechnungen komfortabel weiterverarbeiten, wenn Sie eRechnung im ASCII- oder XML-Format anfordern
  • Wir richten für Ihre eRechnungen einen eigenen, sicheren FTP-Account ein

Dateiformat

Wählen Sie aus mehreren Dateiformaten

Wir bieten Ihnen die eRechnung in folgenden Dateiformaten: PDF, XML, ASCII und Kombinationen dieser Formate.  

PDF

  • Das «Portable-Document-Format», kurz: PDF, funktioniert plattformunabhängig. Sie können Ihre Rechnung originalgetreu lesen und weitergeben – unabhängig von Anzeigeprogramm, Betriebssystem und Hardware.
  • Auch als PDF erhältlich sind die eRechnungen für Transportleistungen und für das Zustellen oder Abholen von Wagen. Deckblatt und Rechnungsdetails senden wir Ihnen in separaten Dokumenten zu.
  • Ausschliesslich als PDF erhältlich ist die eRechnung für das Wagenstandgeld. Deckblatt und Rechnungsdetails sind hier in einem Dokument vereint.
  • Aus steuerrechtlichen Gründen schicken wir Ihnen die Rechnungsdeckblätter zusätzlich per Post zu.

XML

  • Die «Extensible Markup Language», kurz: XML, kann mit verschiedenen Systemen dargestellt und verarbeitet werden – ohne Programmieraufwand. Nutzen Sie das XML-Format beispielsweise, um eRechnungen in Excel oder SAP zu importieren.
  • Die XML-Variante ist gegenwärtig nur als Maximalvariante erhältlich, die sämtliche kundenrelevanten Details enthält. Darunter auch die Daten der Wagenzustellung und -abholung.
  • Die eRechnung für das Wagenstandgeld ist ausschliesslich als PDF erhältlich und nicht als XML.

ASCII

  • Das «American Standard Code for Information Interchange-Format», kurz: ASCII, lässt sich in viele Systeme einfach importieren und anschliessend komfortabel weiterverarbeiten.
  • Die Rechnung für das Wagenstandgeld ist ausschliesslich als PDF erhältlich und nicht als XML.
  • Die eRechnung für das Wagenstandgeld ist ausschliesslich als PDF erhältlich und nicht als ASCII.

Die eRechnung im ASCII-Format ist in drei Versionen erhältlich:

  • Minimalversion. Sie erhalten einen Datensatz pro Leistung. Die ausgewiesenen Leistungen: Sendung, Gutschrifts-/Belastungsanzeige (GBA), Sonderleistungen. Bei der Minimalvariante listen wir lediglich das Gesamttotal der Gebühren pro Leistung auf.
  • Minimalversion mit Gebühren. Bei dieser Variante listen wir zusätzlich die einzelnen verrechneten Gebühren pro Leistung im Detail auf.
  • Maximalvariante. Die Maximalvariante enthält sämtliche kundenrelevanten Details. Darunter auch Daten zu den Gebühren, die für Wagenzustellung und -abholung anfallen.

Kombinationen

Sie können die eRechnung nicht nur in oben erläuterten Einzelformaten anfordern, sondern auch kombiniert. Folgende Kombinationen sind erhältlich: PDF mit XML sowie PDF mit ASCII. Die Kombination von ASCII mit XML ist nicht verfügbar.

Auf der Testdatenseite finden Sie Muster-eRechnungen in verschiedenen Dateiformaten, zum Herunterladen und Austesten. Nähere Informationen zur eRechnung entnehmen Sie bitte dem Kundenhandbuch.

Datenverschlüsselung

Rechnungsdaten sicher verschlüsseln, mit PGP

So gehen Sie vor:

  1. Installieren die Verschlüsselungs-Software Pretty Good Privacy (PGP), die Sie hier kaufen können
  2. Generieren Sie ein PGP-Schlüsselpaar.
  3. Senden den öffentlichen PGP-Schlüssel an ebusiness@sbbcargo.com.
  4. Wir stellen Ihnen die Zugangsdaten per E-Mail zu.


Falls Sie später Ihre E-Mail-Adresse ändern, generieren Sie bitte einen neuen PGP Schlüssel.

Testdaten

Prüfen Sie, welches Datenformat sich für Sie eignet

Nutzen Sie die unten angebotenen XML- und ASCII-Testdaten, um die Dateiformate der eRechnung auszuprobieren.

Die detaillierte Beschreibung der Dateiformate finden Sie im Kundenhandbuch.

Häufige Fragen

Häufige Fragen rund um die eRechnung

Wie informieren Sie mich, wenn neue Rechnungsdaten vorliegen?

Wir schicken Ihnen ein E-Mail. Es enthält einen Link auf das Verzeichnis Ihres FTP-Servers, in dem die neue eRechnung deponiert ist. 

Ich erwarte eine Nachricht, dass neue Rechnungsdaten vorliegen – das E-Mail ist aber noch nicht eingetroffen. 

Stellen Sie sicher, dass die hinterlegte E-Mail-Adresse funktionstüchtig ist. Klappt die Zustellung dennoch nicht, kontaktieren Sie unseren Kundenservice

Sie haben neue Rechnungsdaten angekündigt, diese werden aber auf dem FTP-Server nicht angezeigt. 

Vielleicht verhindert Ihr Browser-Cache oder Ihr Proxy-Server-Cache die korrekte Seitenansicht. Aktualisieren Sie die Seitenansicht, indem Sie die Taste F5 drücken. Andere Möglichkeit: Es sind keine neuen Rechnungsdaten vorhanden und die Ankündigung geschah irrtümlich.

Wo finde ich eine Beschreibung der exportierten Datenfelder?

Sie finden diese Beschreibung im Kundenhandbuch.

Wozu brauche ich einen PGP-Schlüssel?

Sie können Ihre eRechnungen mit PGP verschlüsseln, damit sie nicht von Dritten eingesehen werden können. Ihr Informatik-Dienstleister unterstützt Sie gerne bei der Installation der PGP-Software.

Warum werden die Daten in einer Textdatei bereitgestellt?

Textdateien lassen sich problemlos importieren und weiterverarbeiten, unabhängig von Betriebssystem und Software.

Was ist das ASCII-Format?

Eine Erklärung und ASCII-Muster finden Sie unter «Testdaten».

Was ist ein Delimiter?

Delimiter sind Trennzeichen, die einzelne Feldinhalte in einem Datensatz voneinander trennen. Bei der eRechnung im ASCII-Format verwenden wir das Zeichen «|» (Pipe).

Warum enthält die eRechnung mehr Daten als die Papierversion?

Wir haben die eRechnung auf unterschiedliche Kundenbedürfnisse ausgerichtet. Die zusätzlichen Werte sind nur für die elektronische Weiterverarbeitung relevant.

Wo finde ich die Beschreibung der einzelnen Datei-Varianten?

Variantenbeschreibungen finden Sie unter «Testdaten» oder im Kundenhandbuch.

Warum haben in der eRechnung einige Statistikbeträge mit der Bezeichnung «Gutschrift» negative Vorzeichen?

Gutschriften für Kunden bedeuten für SBB Cargo eine Lastschrift, deshalb ist dem Betrag ein Minus vorangestellt.

Warum erscheint eine Mehrwagen-Sendung in der eRechnung manchmal mit einem Totalpreis und manchmal mit einem Preis pro Wagen?

Wie der Preis angegeben wird, hängt von der Gestaltung unseres Abkommens mit Ihnen ab. Je nach Vereinbarung erscheint ein Totalpreis oder ein Einzelpreis.

Was geschieht mit Minimaldifferenzen/Rundungsdifferenzen?

Diese Differenzen weisen wir nicht gesondert aus. SBB Cargo ermittelt die Differenzen folgendermassen: Gesamttotal der Rechnung abzüglich Total der Statistikbeträge zuzüglich Mehrwertsteuerbetrag in der Belegwährung. 

Warum werden Texte manchmal abgeschnitten?

Die Länge der Felder ist begrenzt, das kann zu abgeschnittenen Texten führen. Die vollständigen Bezeichnungen finden Sie bei Zweifelsfällen im Kundenhandbuch.

Was passiert mit den Stornosendungen ohne Betragsdifferenz?

Diese Sendungen führen wir weder in der Papierrechnung noch in der eRechnung auf.

Weshalb erscheinen in den Dateien keine Gegenkunden?

Zwei mögliche Gründe: Sind im Binnenverkehr der Gegenkunde und der Absender/Empfänger identisch, geben wir den Gegenkunden nicht an. Im internationalen Verkehr kann der Gegenkunde fehlen, weil er bei uns nicht als Kunde registriert ist oder er uns die Kundennummer nicht übermittelt hat.

Warum unterscheidet die eRechnung im Binnenverkehr nicht zwischen Versand und Empfang?

In der Minimalvariante bieten wir eine Aufteilung nach Versand und Empfang nicht an. In der Maximalvariante unterscheiden wir Versand und Empfang anhand der Frankatur.

Was bedeutet ein «*»  hinter dem Betrag?

Damit kennzeichnen wir mehrwertsteuerpflichtige Beträge. 

Was bedeutet ein «‘» hinter dem Betrag?

Damit kennzeichnen wir Beträge, auf denen niemals Mehrwertsteuer erhoben wird.

Voraussetzungen

Voraussetzungen, um eRechnung zu nutzen

  • Sie nennen uns eine Kontaktperson, die das Passwort innerhalb Ihres Unternehmes verwaltet. Bitte beachten Sie: Wir schicken Informationen ausschliesslich an die E-Mail-Adresse dieser Kontaktperson.
  • Die Informatik-Richtlinien Ihres Unternehmens erlauben den Zugriff auf den FTP-Server von SBB Cargo.
  • Auf Wunsch senden wir Ihnen die Rechnungsdaten verschlüsselt. Näheres zu den Voraussetzungen unter «Datenverschlüsselung»

Bestellung

eRechnung schnell und einfach bestellen

  1. Entscheiden Sie, ob Sie Ihre Daten verschlüsselt erhalten möchten. Näheres unter «Datenverschlüsselung».
  2. Füllen Sie das Bestellformular aus und drucken Sie es aus.
  3. Unterschreiben Sie das ausgedruckte Bestellformular, versehen Sie es mit Ihrem Firmenstempel und senden Sie es an folgende Adresse:

SBB Cargo AG
Kundenservice/eBusiness
Centralbahnstrasse 4
4065 Basel
Schweiz

 Dies ist ein Pflichtfeld 
 Dies ist ein Pflichtfeld 
 Dies ist ein Pflichtfeld 
 Dies ist ein Pflichtfeld 
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 Dies ist ein Pflichtfeld  Dies ist eine ungültige Eingabe 
 Dies ist ein Pflichtfeld 

Das Deckblatt Ihrer Rechnungen schicken wir als PDF und ergänzend dazu per Post. Markieren Sie hier, wie Sie die Rechnungsdetails erhalten wollen. Sie können ein Format oder mehrere Formate wählen. Nicht möglich ist die Kombination von ASCII und XML. *

 Dies ist ein Pflichtfeld 

Sie möchten Ihre Rechnungen verschlüsselt erhalten (für alle Formate gültig)? *

 Dies ist ein Pflichtfeld 

Datum, Unterschrift

Firmenstempel

Senden Sie gegebenenfalls Ihren öffentlichen PGP-Schlüssel separat an folgende Mailadresse:  ebusiness@sbbcargo.com

* Pflichtfelder

Passwort vergessen

eRechnungs-Passwort vergessen?

Beantragen Sie mit untenstehendem Formular ein neues Passwort. Hinweis: Neue Passwörter können nur von den verantwortlichen Ansprechpersonen beantragt werden.

Ihnen ist nicht bekannt, wer verantwortlich ist? Dann markieren Sie zuunterst Folgendes: «Bitte teilen Sie mir mit, wer in unserem Unternehmen für das Passwort verantwortlich ist».

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Kontakt  

SBB Cargo AG
Kundenservice
Centralbahnstrasse 4
4065 Basel
Schweiz

Tel. Schweiz
0800 707 100
Tel. Europa
00800 7227 2224

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